KI: Make or Buy? Selbst entwickeln oder einkaufen

Kurz gesagt: Bei der KI-Make-or-Buy-Entscheidung gibt es für mittelständische Betriebe meist nicht zwei, sondern vier Wege: fertige Werkzeuge kaufen, eine Plattform mit eigenen Regeln konfigurieren, KI-Anwendungen individuell entwickeln lassen oder den Betrieb an ein externes KI-Department geben. Selbst entwickeln lohnt sich vor allem dort, wo Ihre Daten, Abläufe oder Produkte Sie vom Wettbewerb unterscheiden. Für Standardaufgaben ist Kaufen oder Konfigurieren fast immer schneller und günstiger.

Die Frage „selbst bauen oder einkaufen“ stellt sich bei KI heute anders als vor einigen Jahren. Sprachmodelle sind als Dienst verfügbar, und kaum ein Betrieb trainiert ein eigenes Modell. Die eigentliche Entscheidung liegt eine Ebene darüber: Wer baut die Anwendung, die das Modell mit Ihren Daten, Ihren Regeln und Ihren Systemen verbindet, und wer betreibt sie danach?

Dabei spielt die eigene Kapazität eine große Rolle. Laut Bitkom (Presseinformation vom 14.09.2026) schätzen 66 % der Unternehmen die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten als gering ein. Wer selbst entwickeln will, braucht aber genau diese Kompetenz, und zwar dauerhaft.

Die vier Optionen im Überblick

Option	Was das bedeutet	Passt, wenn …	Achtung bei …
Kaufen	Fertiges KI-Werkzeug als Abo, z. B. Schreibassistent, Belegerkennung, Telefonassistent	die Aufgabe bei vielen Betrieben gleich ist	Datenverwendung, Insellösungen, wachsende Zahl an Abos
Konfigurieren	Plattform oder Agenten-Umgebung, die Sie mit eigenen Regeln, Prüflisten und Daten anpassen	die Aufgabe ähnlich, aber Ihre Regeln speziell sind	Aufwand für Regeln und Pflege wird unterschätzt
Entwickeln (Make)	Individuelle KI-Anwendung, intern oder durch einen Dienstleister gebaut	Daten, Abläufe oder Produkt Sie vom Wettbewerb unterscheiden	Betrieb, Wartung und Know-how-Abhängigkeit
Betreiben lassen	Externes Team baut und betreibt KI-Agenten für Sie, Ihr Team steuert und gibt frei	Sie keine eigene KI-Abteilung aufbauen wollen	klare Freigaberegeln und Datenhoheit vereinbaren

Wann Kaufen die richtige Wahl ist

Für viele Aufgaben gibt es ausgereifte Produkte: Texte entwerfen, Besprechungen protokollieren, Belege erkennen, Anrufe annehmen. Wenn die Aufgabe bei Ihnen im Wesentlichen so abläuft wie in anderen Betrieben, lohnt sich Eigenentwicklung selten. Prüfen Sie beim Kauf vor allem Datenschutz, Datenstandort, Integration und Ausstieg. Wie Sie Anbieter strukturiert vergleichen, beschreibt der Artikel KI-Anbieter auswählen.

Der typische Nachteil zeigt sich erst später: Jede Abteilung kauft ihr eigenes Werkzeug, die Daten liegen verteilt, und niemand hat den Überblick über Kosten und Zugriffe.

Wann Konfigurieren sinnvoll ist

Zwischen Kaufen und Entwickeln liegt der Weg, den viele mittelständische Betriebe am Ende gehen: eine gemeinsame Umgebung, in der KI-Agenten mit Ihren eigenen Arbeitsregeln, Prüflisten, Grenzen und Freigaberegeln arbeiten. Sie programmieren nichts, aber Sie legen fest, wie die Arbeit gemacht wird. Der Aufwand steckt hier weniger in Technik als in sauber beschriebenen Abläufen. Dafür passt das Ergebnis besser zu Ihrem Betrieb als ein Standardwerkzeug. Ein weiterer Vorteil: Wenn mehrere Aufgaben in derselben Umgebung laufen, haben Sie einen Ort für Freigaben, Protokolle und Kosten statt vieler einzelner Werkzeuge.

Wann Selbst-Entwickeln sich lohnt

Eine individuelle KI-Anwendung ist sinnvoll, wenn mindestens eines dieser Kriterien zutrifft:

Eigene Daten als Vorteil: Sie haben Daten, die sonst niemand hat, etwa Maschinendaten, Konstruktionswissen oder eine lange Auftragshistorie.
Kernprozess: Die Aufgabe ist Teil dessen, wofür Kunden Sie bezahlen.
KI im eigenen Produkt: Sie wollen KI-Funktionen an Ihre Kunden verkaufen.
Tiefe Integration: Die Lösung muss eng mit Ihrem ERP, Ihrer Fertigung oder eigener Software zusammenarbeiten.
Besondere Anforderungen: Daten dürfen Ihr Haus nicht verlassen, oder es gibt keinen passenden Anbieter.

Auch hier gilt: „Make“ heißt selten, dass Ihr eigenes Team alles baut. Häufig entwickelt ein Dienstleister, Sie behalten Rechte und Code. Worauf es bei Individualentwicklung ankommt, beschreibt der Vergleich Standardsoftware oder Individualsoftware. Für Software-Projekte bietet mysoftwarelab auch Softwareentwicklung an.

Entscheidungskriterien: eine Prüfliste

Gehen Sie für jede Aufgabe diese Fragen durch. Je mehr Antworten auf der rechten Seite landen, desto eher lohnt sich Entwickeln.

Frage	Eher Kaufen oder Konfigurieren	Eher Entwickeln
Unterscheidet uns die Aufgabe vom Wettbewerb?	Nein	Ja
Gibt es ausgereifte Produkte dafür?	Ja	Nein
Wie speziell sind unsere Daten?	Übliche Dokumente und E-Mails	Eigene, wertvolle Datenbestände
Haben wir dauerhaft Kapazität für Betrieb und Pflege?	Nein	Ja, intern oder vertraglich gesichert
Wie schnell brauchen wir ein Ergebnis?	In Wochen	Monate sind akzeptabel
Wie eng ist die Integration?	Standardschnittstellen reichen	Tiefe Anbindung an eigene Systeme

Die Kosten fair vergleichen

Ein fairer Vergleich betrachtet nicht nur den Anschaffungspreis, sondern die Gesamtkosten über mehrere Jahre:

Kaufen: Lizenzen und Abos, Verbrauchskosten, Einrichtung, interne Zeit für Einführung und Freigaben, Kosten eines späteren Wechsels.
Entwickeln: Entwicklung, Infrastruktur, KI- und API-Kosten, Wartung, Anpassung an neue Modelle, Sicherheit, Dokumentation und die Abhängigkeit von wenigen Personen mit Know-how.

Gerade die laufenden Kosten einer Eigenentwicklung werden oft unterschätzt. Sprachmodelle entwickeln sich schnell weiter, und eine Anwendung muss regelmäßig angepasst werden. Rechnen Sie deshalb mit einem Zeitraum von mehreren Jahren und nicht nur mit dem ersten Projektjahr.

Der vierte Weg: betreiben lassen

Viele Betriebe mit 10 bis 250 Beschäftigten wollen weder Dutzende Einzelwerkzeuge verwalten noch eine eigene KI-Abteilung aufbauen. Für sie gibt es die Option, KI als Dienstleistung zu beziehen. mysoftwarelab baut und betreibt dafür ein Unternehmens-Cockpit mit KI-Agenten als externes KI-Department. Rollen im Organigramm werden mit KI-Spezialisten besetzt, die Fachwissen, Arbeitsregeln, Prüflisten, Grenzen und eine feste Freigaberegel mitbringen. Ihr Team steuert und gibt frei, die KI- und API-Kosten laufen über Ihre eigenen Konten. Mehr dazu im Leitfaden Externes KI-Department.

Schritt für Schritt zur Entscheidung

Aufgaben sammeln: Welche Aufgaben sollen KI-Unterstützung bekommen? Gehen Sie dafür Rolle für Rolle durch Ihr Organigramm.
Je Aufgabe einstufen: Standardaufgabe, spezielle Regeln oder Wettbewerbsvorteil?
Markt prüfen: Gibt es ausgereifte Produkte oder Plattformen, die die Aufgabe abdecken?
Kapazität ehrlich bewerten: Wer betreut die Lösung in zwei Jahren noch, intern oder extern?
Gesamtkosten vergleichen: Mehrere Jahre, einschließlich interner Zeit und Wechselkosten.
Klein starten: Mit einer Aufgabe beginnen, nach einigen Monaten prüfen und dann die nächste Entscheidung treffen.

Typische Fehler

Eigenentwicklung aus Prinzip: Selbst bauen, was es fertig gibt, bindet knappe Kapazität.
Nur auf den Einstiegspreis schauen: Betrieb und Pflege entscheiden über die Gesamtkosten.
Kein Ausstiegsplan: Weder beim Kauf noch bei der Entwicklung durch Dritte.
Entscheidung für alles auf einmal: Die Antwort kann für jede Aufgabe anders ausfallen.
Freigaben vergessen: Egal ob gekauft oder gebaut, der Mensch muss wissen, was er freigibt.

Häufige Fragen zur KI-Make-or-Buy-Entscheidung

Sollte ein mittelständisches Unternehmen KI selbst entwickeln?

Nur dort, wo eigene Daten, Kernprozesse oder das eigene Produkt einen Wettbewerbsvorteil bieten und dauerhaft Kapazität für Betrieb und Pflege vorhanden ist. Für Standardaufgaben ist Kaufen oder Konfigurieren meist schneller und günstiger.

Was ist der Unterschied zwischen Kaufen und Konfigurieren?

Beim Kaufen nutzen Sie ein fertiges Werkzeug weitgehend so, wie es ist. Beim Konfigurieren arbeiten KI-Agenten in einer Plattform mit Ihren eigenen Regeln, Prüflisten und Daten, ohne dass Sie programmieren müssen.

Muss man für KI ein eigenes Sprachmodell trainieren?

In aller Regel nicht. Mittelständische Betriebe nutzen vorhandene Sprachmodelle und verbinden sie mit eigenen Daten und Regeln. Ein eigenes Modell zu trainieren ist nur in Sonderfällen sinnvoll.

Welche Kosten entstehen bei einer KI-Eigenentwicklung?

Neben der Entwicklung fallen Infrastruktur, KI- und API-Verbrauch, Wartung, Anpassung an neue Modelle, Sicherheit, Dokumentation und der Aufwand für dauerhaftes Know-how an.

Kann ich KI auch komplett extern betreiben lassen?

Ja. Bei einem externen KI-Department baut und betreibt ein Dienstleister die KI-Agenten, während Ihr Team steuert und freigibt. Wichtig sind klare Freigaberegeln, Datenhoheit und transparente Kosten.

Fazit: Aufgabe für Aufgabe entscheiden

Die Make-or-Buy-Entscheidung bei KI fällt nicht einmal für das ganze Unternehmen, sondern für jede Aufgabe. Standardaufgaben kaufen oder konfigurieren Sie, was Sie vom Wettbewerb unterscheidet, kann eine Eigenentwicklung rechtfertigen, und den Betrieb können Sie auch extern vergeben. Entscheidend sind die Gesamtkosten über mehrere Jahre und die Frage, wer die Lösung dauerhaft pflegt. Wenn Sie diese Abwägung für Ihren Betrieb durchgehen möchten, vereinbaren Sie einen Termin.

Quellen

Bitkom, Presseinformation vom 14.09.2026: Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI